Un buen Software ERP impulsa ONGs

Para llegar a la excelencia, hay que ser en cualquier caso un buen gestor, que pueda disponer siempre de la información adecuada para reforzar estratégicamente un determinado servicio, poder abordar con solvencia nuevos proyectos o para justificar adecuadamente los gastos de quizá otros que sean inevitables. Se debe poder materializar esta fórmula de “más por menos”, haciendo malabarismos con los presupuestos con los que anualmente se cuenta.

Además de lo puramente esencial en la gestión contable, la facturación (ya sea por la vía de los impuestos a cobrar a los ciudadanos, la emisión de cuotas a los afiliados, gestionando el novedoso crowdfunding o las microdonaciones) y financiera, para lo que se pide la máxima transparencia, hay tres capítulos que merecen una especial atención: la atención al cliente, la gestión de los recursos humanos y la de proyectos.

El cliente es lo primero

Llamémosles ciudadanos, o los beneficiarios de una determinada acción social… Siempre son ellos el centro de mi actividad. Una solución ERP puede ser la mejor herramienta para ayudarme a gestionar la información de mis “clientes” haciendo que éstos se conviertan en el núcleo de mi gestión, evitando duplicidades en los datos (gracias a la integración de todas las fuentes) y fomentando la participación en todas las iniciativas que les proponga.

  • Controlar qué servicios me ligan a cada uno de ellos. Desde los más genéricos a los específicos, como pudiera ser la cuota de un polideportivo municipal, o la participación económica voluntaria en una acción social específica (según corresponda). Facturarles automáticamente, saber qué les he facturado, el estado de los pagos, de las cuotas y servicios asociados.
  • Facilitar la comunicación con nuestros colectivos, automatizando los envíos y segmentándolos conforme a cada tipo de comunicación y contenido.
  • Registrar todas las interacciones con ellos, haciendo un seguimiento puntual y mejorando siempre mi capacidad de respuesta. Para ello el apoyo de un módulo de gestión de relaciones con clientes (CRM) es fundamental, y su integración con los demás sistemas de gestión es un imperativo.
  • Organizar portales de información, recogiendo, clasificando y sistematizando la información adecuada para cada uno.

Y para poder hacer frente a los servicios que éstos demandan, debo exprimir al máximo la asignación presupuestaria, las ayudas y subvenciones, tanto si soy yo el que las concede, como si dependo de ellas para continuar mi actividad.

La gestión de recursos humanos: voluntariado y colaboradores

Los recursos humanos son un capítulo importante, y conocer el desempeño de cada uno de ellos me debe servir para obtener lo mejor de cada uno. Al fin y al cabo, es uno de los activos más importantes de mi organización. Una solución ERP puede ayudarme en esta materia con el fin de…

  • Administrar los planes de formación y rendimiento de las personas, incluyendo planes de desarrollo, identificación de habilidades, y con herramientas de análisis de déficit de competencia.
  • Controlar los gastos con un flujo de trabajo integrado. Presentando por ejemplo una solicitud de viaje, incluyendo el coste de viaje estimado para su aprobación. Definir las políticas de gastos y automatizar el reembolso de gastos de viaje.
  • Organizar los procesos de reclutamiento/contratación, incluyendo campañas, desarrollos y correspondencia de candidatos. Puede contar con servicios basados en la nube para facilitar el proceso de publicación de nuevos puestos y las solicitudes de candidatos externos.

Los proyectos sociales: control del ciclo de vida

Cada proyecto es un mundo en sí mismo, y debe ser gestionado con eficacia, para no salirme del presupuesto y controlarlo durante todo su ciclo de vida. Para ello contar con una solución ERP me puede ayudar a…

  • Planificar proyectos fácilmente, ya sean grandes o pequeños, haciendo coincidir requerimientos con los recursos disponibles, administrando las concesiones de fondos.
  • Automatizar tareas y facilitar los datos necesarios para dar cuentas del proyecto y tomar así las decisiones adecuadas.
  • Hacer un seguimiento de la programación, conociendo el grado de avance del proyecto y su desviación respecto al objetivo o al presupuesto.

Además de la funcionalidad incorporada en Microsoft Dynamics, los proyectos pueden ser integrados con las capacidades de programación y administración de recursos de Microsoft Project para agilizar la administración de proyectos, cualquiera que sea su tamaño. Puede por lo tanto aprovechar la interoperabilidad bidireccional con Microsoft Project para proyectos, actividades, tareas y asignación de recursos.


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