¿Cómo un software ERP impulsa tu negocio?

Hoy en día es rara la empresa que no dispone de alguna herramienta informática para su trabajo diario, y nos referimos primordialmente a la gestión administrativa, no a la edición de textos o a la tramitación de comunicaciones electrónicas. Aunque subcontratemos servicios a terceros, todos queremos tener cierto control siempre a mano sobre lo que “se cuece” en el día a día en nuestro negocio.

Pero es frecuente encontrarse con situaciones en las que la información se gestiona paralelamente con la ayuda de varias herramientas, lo que no sólo conlleva duplicidad de datos, sino además posibles errores que impidan hacer correlaciones, si es que soy capaz de aglutinar manualmente los datos. Y lo que es peor: que mis equipos de trabajo estén descoordinados.

La falta de integración de la información, siendo ésta uno de los principales activos de toda organización, puede suponer un verdadero problema.

Por otro lado, a veces denominamos ERP a algo que realmente no lo es… Una solución ERP no es un “programa de contabilidad” sin más, aunque quizá sea esa la parte que pueda recibir la mayoría de las miradas. Una verdadera solución ERP es aquella que puede dar cabida a la práctica totalidad de las áreas de mi negocio que generen y consuman información. Una herramienta que por naturaleza será modular, y con ello permite activar e incorporar componentes de gestión conforme sea necesario.

Las empresas usan soluciones ERP con el fin de aumentar los ingresos. ¿A qué se debe esto?

  • Las ventajas iniciales suelen aparecer con la automatización de los procesos manuales.
  • Se aceleran los procesos de comunicación con terceros, abriendo las puertas a nuevos escenarios como el comercio electrónico
  • Permiten un uso más eficiente de los recursos humanos. No se trata de reducir la plantilla, sino de aprovechar sus potencialidades.

En resumidas cuentas… Liberando a las personas de tareas con poco o nulo valor añadido, creando oportunidades que antes no eran viables.

Por supuesto, el crecimiento con la ayuda de ERP no ocurre por arte de magia.

Exige preparación y paciencia. Para conseguir el máximo rendimiento de una solución ERP hace falta que se den dos importantes pasos. El primero, la implementación inicial, que ya de por sí reviste cierta dificultad, ya que los empleados tienen que aprender a usar procesos empresariales nuevos, así como los procedimientos recomendados inherentes a los modernos sistemas ERP. No nos engañemos, superar ese reto requiere muchas veces “cambiar de chip”, romper con malas prácticas (dejémoslo quizá en “no optimizadas” o no orientadas a un mejor fin) y por lo tanto cierto esfuerzo. Tranquilos, que luego tendrá su premio.

El segundo paso, consiste en usar la nueva herramienta para identificar las oportunidades de crecimiento, que sin duda se presentarán más tarde. En esta fase, hay que concentrarse en analizar los datos de la solución ERP a fin de identificar tendencias y oportunidades empresariales. Por ejemplo, puedes emplear la capacidad de dimensiones de Microsoft Dynamics para representar en gráficos las áreas geográficas con mayores ingresos y, a continuación, ejecutar los informes pertinentes para comprobar qué factores pueden influir en esos resultados (podría ser por ejemplo, un vendedor concreto o una promoción regional).

De igual modo, se ha de pensar en los planes estratégicos de la empresa. Si la estrategia contempla la apertura de nuevas delegaciones, por ejemplo, tu departamento de TI o consultoría puede crear una plantilla en blanco donde se asignen los requisitos empresariales y se configure la base de datos (aunque no tengas todavía ningún dato). Si trazas tus planes por adelantado, después ahorrarás un tiempo considerable cuando debas integrar las nuevas instalaciones en la solución ERP.

Optar por herramientas como éstas permiten racionalizar las operaciones a las organizaciones de todos los tamaños. Dotarlas de puntos de vista con los que antes no se podía contar. Dejar de preocuparse por intuiciones, y poder tomar mejores decisiones siempre basándose en datos fiables, al día y siempre a mano.


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