¿Cómo escoger una solución ERP para ONGs y AAPP?

Los organismos públicos operan con limitaciones presupuestarias más estrictas que las empresas privadas. La situación no difiere mucho en las ONGs, bajo la supervisión tanto de las AAPP como de los asociados que proveen los fondos para su labor. La obligación de rendir cuentas de forma detallada (a los ciudadanos o a los patrocinadores/financiadores, en cada caso) y los constantes cambios en los reglamentos pueden dar lugar a continuas modificaciones de prácticas e informes.

Independientemente de si su organización es pequeña, con un presupuesto simple y un número reducido de empleados, o de gran tamaño y un presupuesto complejo, múltiples proyectos y necesidades de elaboración de informes avanzados,… la información que facilitamos a continuación puede ayudarle a encontrar una solución empresarial completa e innovadora capaz de responder a los requisitos específicos de su organización.

En primer lugar entraremos de lleno en un debate interesante… ¿Software libre o software propietario? Está claro que las Administraciones Públicas y las ONGs son sin duda los sectores en los que hay una mayor sensibilidad hacia esta cuestión. Ya no sólo por la escasez de recursos con los que se cuenta, sino por la transparencia con la que se debe realizar su gestión. Toda decisión debe estar perfectamente justificada. ¿Cuál es la mejor opción? Hay un criterio fundamental: el TCO o coste total de propiedad, que engloba tanto el coste de adquisición de licencias (con el Software Libre eliminamos este sumando), como el de parametrización/desarrollo, instalación y mantenimiento anual. Cuando pida presupuesto, aclare bien todos estos términos para no llevarse un buen susto. “Lo barato es caro”, dice el refrán. No con ello queremos menospreciar ni mucho menos a las herramientas basadas en software libre… simplemente aclarar que hay que sumar todas las partidas para comprender realmente el alcance del proyecto.

Otro factor importante es el roadmap de las soluciones ERP: es decir, que detrás del producto haya unas previsiones de evolución y mejora continua al menos en corto y medio plazo, de incorporación de funcionalidades, de adaptación a nuevas tecnologías (integración y automatización en un mundo cada vez más conectado, o transición a la nube y los nuevos servicios online, por citar un par de ejemplos), y ello sólo puede ser consecuencia de una constante inversión en investigación y desarrollo, que haga frente a los desafíos actuales y futuros. Vamos, que no me vaya a quedar en la estacada a la primera de cambio.

A este interesante debate añadiremos un ingrediente que no debemos pasar por alto… ¿Sabía que con las soluciones ERP de Microsoft Dynamics tenemos a mano prácticamente todo el código fuente de la herramienta estándar? ¿Y no necesariamente dependeremos de un determinado Partner de por vida? Dependiendo de la metodología de desarrollo que éste emplee y de su propio modelo de negocio (es lícito que pueda no interesarle entregar “su fórmula particular de la Coca-Cola”), quizá tengamos una libertad de elección con la que no contábamos. Y si la relación con mi proveedor no es todo lo fluida que uno quisiera (somos personas al fin y al cabo), tengo a un golpe de clic alternativas que me permitan salir del atasco. También es un punto interesante para abordarlo cuando iniciemos las conversaciones con nuestro proveedor de soluciones ERP.

Por no hacer mucho más extenso este texto, y en lo tocante a la transparencia que antes apuntábamos, las soluciones ERP de Microsoft Dynamics pueden aprovechar las herramientas de publicación tanto Intranet como Extranet de SharePoint, poniendo a disposición del colectivo que interese aquella información relevante, tanto genérica (informando de forma generalista y resumida de los proyectos y servicios prestados), como específica de cada individuo u organización afectada. Incluso llegando al escenario del autoservicio en la gestión, tan beneficioso para ambas partes.

Así mismo dispone de capacidades para integrarse con sistemas de gestión documental, haciendo posible el muchas veces ansiado objetivo de oficinas sin papeles. En fin, que valorar adecuadamente un ERP es mucho más que atender un checklist de funcionalidades administrativas. Hacer una buena elección supone ampliar horizontes mirando al futuro y definir claramente dependencias.

 

 

 


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