Los nuevos entornos colaborativos en la era digital


Colaborar de forma efectiva significa compartir información, independientemente de su formato: correos, tareas, calendarios, documentos y ficheros. Y todo esto arroparlo con portales, blogs, encuestas o sitios wikis,… Es disponer de lo necesario para coordinar tareas y proyectos, y así alinear objetivos empresariales.

En un mundo en el que todo está digitalizado, en el que tendemos a sustituir los papeles por documentación electrónica y en el que cada departamento, e incluso cada empleado, almacena la información en recursos aislados, es más importante que nunca organizarla adecuadamente para colaborar de forma efectiva.

¿Utilizamos excesivamente el correo electrónico? ¿Tenemos acaso información duplicada y sin una falta de control? ¿Nos falta automatización para agilizar determinadas tareas y decisiones? ¿Podemos trabajar desde cualquier lugar?

Todas estas cuestiones nos pueden ayudar a comprender si estamos gestionando los datos de la empresa de una forma adecuada.

¿Perdemos demasiado tiempo en localizar la información?

Para evitarlo podemos disponer de potentes herramientas de búsqueda que nos permitan localizar la información y los datos de la organización o las personas, independientemente de donde se encuentre ésta, teniendo además en cuenta la relevancia contextual.

También podríamos crear flujos de trabajo automatizados para procedimientos de aprobación y revisión de documentos. Integrando así los procesos de negocio se simplifican muchas tareas y se hace más productiva la jornada diaria.

Y ¿Por qué no permitir la participación de socios y colaboradores externos en la intranet empresarial?

Todo esto es posible con un avanzado entorno de colaboración empresarial, que está mucho más al alcance de lo que uno se cree…

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  • Innovar, fomentando la colaboración entre los miembros de la empresa nos puede suponer mejoras en la productividad de los equipos

    La gestión del conocimiento en el ámbito empresarial

    Una intranet es una herramienta realmente eficaz para compartir información dentro de una organización, de tal forma que los empleados acceden a aquello que les corresponde, según su rol dentro de la empresa.
    Además de reducir la necesidad de imprimir documentos, facilita un acceso inmediato a la información desde cualquier dispositivo, con la tranquilidad de saber que siempre está actualizada. Algunos ejemplos de intranets pueden ser:
    • Portal corporativo, reuniendo la información y los accesos a las herramientas de la compañía
    • Portal del empleado, para gestionar solicitudes de vacaciones, imputación de gastos, canalizar la formación,…
    • Gestión de proyectos, facilitando la organización del trabajo mediante vistas unificadas de calendarios, plazos y listas de tareas
     Help desk para departamentos de TI, para gestionar peticiones y base de datos de conocimiento
    • Departamento de ventas, compartiendo resultados, objetivos, documentación comercial,…

  • Las modernas plataformas de colaboración introducen el concepto de comunidad: un espacio donde los empleados podrán debatir y colaborar socialmente

    ¿No basta con un servidor de ficheros?

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    Normalmente creemos que con ofrecer un almacenamiento común a los empleados es suficiente para colaborar. Y nos conformamos con establecer restricciones para acceder a determinadas carpetas. Pero no es así.
    ¿Se puede acceder a la información a través de internet, e incluso desde un navegador web?
    ¿Disponemos de un control de versiones de los documentos?
    Cuando compartimos un documento,… ¿Lo adjuntamos a nuestro correo, o mandamos un enlace para no duplicarlo y que todos veamos el mismo?
    ¿Disponemos de alertas para saber si se ha añadido un nuevo documento, si se ha modificado o éste se ha borrado?
    Quizá con nuestro tradicional servidor de ficheros nos estemos perdiendo muchas cosas…

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