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Solución ERP para gestión comercial y cargos fuera factura Choice

SIAC Trade Suite soporta todo el proceso de gestión de los acuerdos comerciales desde el inicio de la negociación hasta el cálculo y distribución de los costes comerciales, permitiendo registrar los acuerdos desde el mismo origen del proceso e integrándose totalmente con Dynamics NAV y CRM.

  • Menor esfuerzo dedicado al seguimiento y control y en tareas administrativas: herramientas para la asignación de cargos a plantillas, contabilización automática
  • Control total del importe de los cargos recibidos y del nivel de cumplimiento de los acuerdos
  • Mayor información disponible para atender las posibles reclamaciones de los clientes
  • Facilidad de seguimiento de cargos recibidos durante el ejercicio económico

Muchas empresas del sector consumo y alimentación tienen la necesidad de integrar la información relativa a las negociaciones comerciales fuera de factura, en una única aplicación de gestión complementando e integrado su solución ERP o sistema a medida.

Estos acuerdos comerciales pueden agrupar servicios recibidos (publicidad, cartelería), servicios prestados (ubicación en el lineal, merchandising), puros descuentos (rápels por importe o cantidad, introducción de nuevo producto) o acuerdos especiales (no devolución, aniversarios, aperturas).

El conjunto de estos acuerdos puede llegar a suponer un elevado porcentaje sobre el precio final del producto, representando hasta el 20% de las ventas. Para dar una salida a esta problemática, habitualmente las empresas salen del paso con modificaciones sobre el ERP estándar y hojas de cálculo.

Conscientes de esa realidad, la solución SIAC Trade Suite desarrollada por el Grupo Choice ayuda a las compañías que utilizan como canal de venta a las empresas de distribución (grandes superficies, cadenas de supermercados, ...) e incorporan en su negociación de precios el concepto "acuerdos fuera de factura", proporcionando una mayor fiabilidad, seguridad y funcionalidad que otras alternativas menos adecuadas.

De hecho, la mayoría de las soluciones ERP cuentan con procesos que cubren parte de las funciones necesarias para la gestión de estos acuerdos. Sin embargo, esta gestión acostumbra a complementarse con hojas de cálculo, como apuntábamos con anterioridad. Ello se debe a que la solución ERP no solventa ciertas características de la gestión de los acuerdos comerciales fuera factura que sí proporciona SIAC.

El Grupo Choice nos propone la solución SIAC Trade Suite, que a su vez se compone de los módulos SIAC trade management (negociación), SIAC workflow (gestión) y SIAC analysis, todas ellas integradas totalmente, y por su modularidad cada cliente puede seleccionar los entornos de esta aplicación con los que cubrir sus necesidades.

De los dos primeros módulos y entre otras funcionalidades, podemos citar el registro completo de los acuerdos, versiones e historial, gestionar un workflow de aceptación o rechazo total o parcial de los cargos, realizar un seguimiento de los cargos aceptados sin que exista plantilla o acuerdo previo (son los cargos no previstos), gestionar acuerdos a distintos niveles de la jerarquía de clientes que se informan a un nivel y se aplican a todos los niveles inferiores, disponer de la capacidad de asignar cargos a un nivel inferior al de cliente (persona jurídica emisora de los mismos), como por ejemplo el punto de entrega, ofrecer la capacidad de distribuir un cargo entre diferentes acciones y/o clientes, distribuir los costes de colaboraciones con clientes (aperturas, cabeceras, folletos, etc.) entre los productos vendidos, o recalcular los importes correspondientes a un acuerdo en caso de revisión o modificación de las condiciones.

Finalmente, SIAC Analysis permite el seguimiento y análisis de los acuerdos comerciales de SIAC trade management proporcionando una visión del devengado a niveles de agregación y permitiendo profundizar en el detalle de la información de los acuerdos a través de las jerarquías de clientes, productos y conceptos negociados. Aporta un sistema de análisis cruzados cliente – conceptos – productos, lo que permite comparar información disponible en SIAC Trade Suite y en otros sistemas de información corporativos (Dynamics NAV entre otros), así como la creación de nuevas consultas a medida del usuario, para el propio usuario o para compartirlas entre ellos.

En resumidas cuentas, SIAC soporta el proceso de negociación, validación y aprobación de acuerdos mediante un workflow basado en formularios y correo electrónico, dotado de un sistema de ayuda a la toma de decisiones con la información de los acuerdos comerciales actuales e históricos, en factura y fuera factura. SIAC registra los acuerdos aprobados, gestiona los cargos, y calcula y distribuye los costes comerciales y las provisiones.

Adicionalmente, y como no podría ser de otra manera, SIAC Trade Suite se integra totalmente con los sistemas de información de la compañía, ya sea Microsoft Dynamics NAV o Dynamics CRM. Unos como origen de información (facturación, estructura de clientes y productos, jerarquía comercial) y otros como destino de información (contabilidad, control de gestión, cuentas a cobrar, ... ).

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